

會議策劃的基本流程 廣州會議策劃
在會議的決策過程中,會議的組織機構(gòu)、問題、項目內(nèi)容不同,決策的程序也不同,不管是會議的整體策劃,還是會議中具體的活動策劃,都需要依照科學(xué)的、具體的程序以及一定的步驟、章法去思考問題,科學(xué)的策劃程序包括確定目標、設(shè)計方案、執(zhí)行方案這三大基本步驟。
(1)確定目標。確定合理的目標是會議策劃的起點和重要環(huán)節(jié)。
①要明確策劃的主題。目標不能脫離會活動主題。在策劃過程中,最重要的是明確主題。從復(fù)雜的頭緒中,針對目標,抓住重點;在解決問題的過程中,再有效地細分,選擇解決問題的切入點,從而更有效地解決問題。
②要明確策劃的重點。挖掘出策劃的對象。并制定出策劃對象的工作程序及標準,主題的明確,有利于具體工作的開展,是成功策劃的重要保證。
③要收集相關(guān)資料。對這些信息資料需要一定的刪減處理,并進行加工,才可能成為策劃創(chuàng)意的切入點。通過對資料的整理和分析,逐漸形成創(chuàng)意的維形。
(2)設(shè)計方案。實現(xiàn)會議活動目標是會議活動策劃的終極目標,因此方案設(shè)計的各個環(huán)節(jié)和方面都要圍繞如何實現(xiàn)目標而展開,并制訂具體行動的途徑和方法。設(shè)計方案時需要注意的原則:
①要遵守量力而行的原則。從自身現(xiàn)有的條件、具備的能力出發(fā),考慮項目的經(jīng)費預(yù)算;同時,要盡可能挖掘內(nèi)部潛力,充分利用內(nèi)部條件和有利因素。
②要大膽創(chuàng)新。對于策劃而言,創(chuàng)新是關(guān)鍵。會議活動策劃也是如此。
③要細致全面。會議策劃方案考慮的是整個活動,因此,需要多方面的考慮,既顧全到會議活動的各個細節(jié),又要體現(xiàn)出方案的獨創(chuàng)性。方案最后要形成文字稿,即策劃書。策劃書的寫作需文字簡明扼要,順序合理清楚,主題鮮明,必要時可輔以圖表、實物照片,設(shè)計模型等。
(3)執(zhí)行方案。通過會議策劃書,已基本確定會議實施的方案。最后需要制定各個步驟的實施細則,為確保方案的正確實施需做到:
①防范措施。為避免意外,會議策劃方案的實施也必須事先做好防范措施,準備好不同的預(yù)案,以備不時之需。同時,可以根據(jù)臨時狀況,隨時啟用。
②評估措施。既可以是對整個過程的總體評估,也可以是階段性的評估。對會議策劃過程來說,策劃書的完成不代表策劃的結(jié)束,保證方案的有效執(zhí)行并且對策劃經(jīng)過和結(jié)果做充分的分析、探討,汲取經(jīng)驗或教訓(xùn),并在下次策劃中將其改善,如此才是一項完整的會議策劃工作。
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