會議服務(wù)需要做到的十大要點！廣州會議策劃
行業(yè)的十大要點
一、會議開始前，負(fù)責(zé)與會人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀(jì)念品等;
二、每次會議開始前，在進(jìn)門處檢查與會人員證件;會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關(guān)上;
三、迎接嘉賓，引導(dǎo)代表等至指定席位;
四、記錄會議的進(jìn)行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容;
五、對要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。
六、在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準(zhǔn)確性，如代表系臨時發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復(fù)制后隨即退還;
七、隨時準(zhǔn)備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時參閱;
八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求;
九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內(nèi)的電話機(jī)通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應(yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會議廳室外的分機(jī)接話，以免干擾會場。
十、會議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位;各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。